O neprezentare înseamnă pierdere: venit ratat, costuri cu personalul, oportunitatea pierdută de a vedea un alt pacient. Pentru o clinică dentară, fiecare neprezentare poate însemna o pierdere financiară semnificativă.
Vestea bună este că neprezentările nu sunt inevitabile. Sunt o problemă de gestionare a comunicării și a așteptărilor. Iată cele patru metode care funcționează.
Metoda 1: Memento-uri automate înainte de programare
Clientul face o programare și apoi uită. Un memento automat prin e-mail sau notificare web push cu o zi înainte — de exemplu „Aveți o programare mâine la 10:00. Confirmați sau reprogramați aici” — schimbă vizibil acest lucru.
Pacienții care primesc un memento digital au cu până la 25% mai puține șanse să rateze programarea.4 De aceea memento-ul este primul lucru care merită automatizat.
Este important ca memento-ul să ajungă la momentul potrivit. TochNow îl trimite cu 24 de ore înainte de programare — suficient de devreme ca pacientul să poată reprograma și suficient de aproape ca să îl țină minte.
Canalele sunt e-mail, iar la planurile plătite și notificare web push. Cabinetele medicale pot adăuga și pachete SMS opționale.
Metoda 2: Sistem de confirmare
Memento-ul este bun, dar confirmarea este și mai bună. Un sistem în care clientul trebuie să apese un buton de confirmare creează un angajament activ.
Dacă un client nu confirmă, știți din ziua anterioară că programarea este în risc. Puteți suna pentru confirmare sau oferi slotul altui client.
Metoda 3: Listă de așteptare în loc de refuz
În loc să spuneți „Nu mai sunt locuri disponibile”, adăugați clientul pe o listă de așteptare. Când cineva anulează sau nu se prezintă, contactați persoanele din listă.
Lista de așteptare transformă neprezentările dintr-o pierdere într-o oportunitate pentru un alt client. Obțineți mai multe programări și reduceți orele neocupate.
Metoda 4: Analizați tiparele neprezentărilor
Unele ore au un risc mai mare de neprezentare. Dacă observați că programările de vineri după ora 17:00 au un număr mai mare de anulări, puteți:
- Adăuga un memento suplimentar pentru acele ore
- Suna proactiv pentru confirmare
Analizele sunt valoroase deoarece se bazează pe datele dumneavoastră reale.
Cum ajută TochNow cu neprezentările
TochNow acoperă direct trei dintre metodele de mai sus:
Memento-uri automate. E-mail, iar la planurile plătite și notificare web push — cu 24 de ore înainte de programare, automat. Cabinetele medicale pot adăuga și pachete SMS opționale.
Listă de așteptare. Când nu există oră liberă, clientul intră pe lista de așteptare. La o anulare, ora eliberată le este oferită. Disponibil în planul PRO.
Analitică a neprezentărilor. TochNow arată care ore, zile și clienți au cel mai mare risc. Vedeți tiparele dintr-o privire. Disponibil de la planul Starter.
Combinați metodele
O singură metodă ajută, dar toate patru împreună funcționează cel mai bine. Configurați memento-uri automate, mențineți o listă de așteptare pentru orele populare și analizați tiparele lunar.
Neprezentările nu sunt întâmplătoare. Sunt o problemă pe care o puteți rezolva.