Общи условия за ползване на платформата TochNow

Настоящите Общи условия („Условията") уреждат отношенията между „СИНТОПИЯ" ЕООД („Доставчикът", „TochNow") и физическо лице, действащо в качеството на търговец/практикуващ, или юридическо лице („Клиента", „Вие"), което регистрира профил и/или ползва SaaS платформата TochNow — достъпна чрез app.tochnow.com (TochNow Business) и свързаните публични страници за резервации.

1. Предмет и приложимост

1.1. Доставчикът предоставя софтуер като услуга („SaaS"), който позволява на Клиента:

• да приема и управлява онлайн резервации от своите крайни клиенти/пациенти;
• да управлява локации, услуги, графици на специалисти и екип;
• да изпраща напомняния и потвърждения по имейл и push;
• да приема и публикува отзиви;
• да управлява публична страница за резервации;
• да ползва допълнителни функции според избрания абонаментен план.

1.2. Тези Условия уреждат B2B отношения. Платформата е предназначена за регистрирани търговци по смисъла на чл. 1, ал. 3 от Търговския закон, лица със свободна професия и юридически лица. Физически лица, действащи извън рамките на търговската или професионалната си дейност, не са целевата група на платформата. Ако такова лице се регистрира, то декларира, че действа в търговско качество.

1.3. С приемането на тези Условия Вие декларирате, че сте достигнали 18 години, имате правомощия да задължавате представляваното лице и че информацията, която предоставяте, е вярна.

1.4. Тези Условия се прилагат заедно с:

• Политика за поверителност
• Политика за бисквитки
• Политика за допустимо използване
• Политика за възстановявания
• Споразумение за обработка на данни (DPA) — задължително за всеки Клиент, който обработва пациентски данни през платформата
• Списък с подобработващи

При несъответствие между тези Условия и DPA, по въпроси за защита на личните данни прилагаме DPA.

1.5. Възрастово ограничение. Платформата не поддържа онлайн резервации за лица под 18 години. Клиентът се задължава да не използва публичната страница за резервации за приемане на записвания от или за непълнолетни лица. Платформата не събира дата на раждане или възраст на ниво платформа.

2. Определения

Термин	Значение
Платформа	Облачната услуга TochNow, достъпна чрез app.tochnow.com (Business), както и през публичните страници за резервации
Клиент	Регистрираният бизнес, ползващ Платформата чрез администратор на акаунта и служители
Администратор на акаунта	Потребител, регистрирал Клиента в Платформата, с пълни права за управление на акаунта, абонамента, настройките и екипа
Служител	Потребител, добавен от администратора на акаунта с ограничен достъп според назначените му права
Упълномощен служител на Доставчика	Служител на „СИНТОПИЯ" ЕООД с административен достъп до Платформата за онбординг, поддръжка и техническо администриране
Краен клиент / Пациент	Физическо лице, което прави резервация чрез страницата на Клиента
Абонамент	Платеният план (FREE, STARTER, PRO) и срокът на ползване
Пробен период	Безплатен пробен достъп до плана PRO, активиран при първа регистрация, с продължителността, обявена на страницата за регистрация към момента на регистрацията, но не по-малко от 14 дни
Вертикал	Бизнес ниша на Клиента — напр. стоматология, медицина, физиотерапия, красота, уелнес, бръснарство или обща дейност
Здравен вертикал	Дейностите в стоматологичната, медицинската и физиотерапевтичната сфера, при които Клиентът обработва данни за здравето
Sub-processor / Подобработващ	Трета страна, която обработва лични данни за нас при предоставяне на Платформата
Аудит дневник	Append-only регистър на действия в Платформата

3. Регистрация и създаване на акаунт

3.1. Регистрацията става през страницата за регистрация app.tochnow.com/start (TochNow Business) или след получаване на покана от наш екип. Регистрацията изисква действащ имейл адрес, парола и приемане на Условията, Политиката за поверителност и DPA.

3.2. При регистрация чрез самообслужване всеки нов Клиент започва с безплатен пробен период на план PRO, без необходимост от карта. Продължителността на пробния период е обявената на страницата за регистрация към момента на регистрацията и е не по-малко от 14 дни. Доставчикът може да удължи пробния период, но не и да го съкрати. След изтичане на пробния период, при липса на потвърдено надграждане, акаунтът автоматично преминава към план FREE, без автоматично таксуване.

3.3. Поканите, изпратени от упълномощен служител на Доставчика, могат да съдържат специфичен план и продължителност на пробния период (напр. 30-дневен пилотен пробен период). Условията на поканата се обвързват с приемането ѝ.

3.4. Вие сте отговорни за:

• запазването на достъпа до акаунта си в тайна;
• активирането на двуфакторна автентикация (задължителна за упълномощени служители на Доставчика; настоятелно препоръчителна за всички администратори на акаунта; задължителна при достъп до резервации);
• незабавното уведомяване при подозрение за неоторизиран достъп — на security@tochnow.com.

3.5. Един имейл адрес може да се използва само за един акаунт на администратор на акаунта. Служителите могат да бъдат добавени от администратора на акаунта с отделен имейл адрес.

3.6. Професионално ползване (B2B). Услугата TochNow е предназначена единствено за търговци, юридически лица, лечебни/дентални практики, салони, самостоятелно практикуващи професионалисти и други лица, които я използват във връзка със своята търговска, стопанска или професионална дейност. Услугата не е предназначена за използване от физически лица за лични, семейни или домакински цели. С регистрацията, активирането на платен план или използването на Услугата Клиентът декларира, че действа в рамките на своята търговска, стопанска или професионална дейност и не действа като потребител по смисъла на Закона за защита на потребителите.

4. Планове, цени и фактуриране

4.1. Платформата се предлага в три плана:

План	Месечно (без ДДС)	Годишно (без ДДС)	Условия
FREE	0 €	—	Без срок; ограничен функционал
STARTER	19 € / месец	179 € / година (~15 € / месец)	Месечно или годишно фактуриране, по избор
PRO	49 € / месец	449 € / година (~37 € / месец)	Месечно или годишно фактуриране, по избор

4.2. Цените са в евро (EUR). „СИНТОПИЯ" ЕООД е регистрирано по чл. 97а ЗДДС; тази регистрация не е за начисляване на данък по вътрешни доставки, поради което по фактурите към български клиенти не се начислява ДДС. За клиенти — данъчно задължени лица от други държави членки на ЕС, данъкът е изискуем от получателя (обратно начисляване, чл. 196 от Директива 2006/112/ЕО / чл. 21, ал. 2 ЗДДС). При евентуална регистрация по общия ред цените ще бъдат актуализирани с приложимата ставка с предварително уведомление от минимум 30 дни.

4.3. Допълнителни модули могат да се таксуват като отделни продукти през Stripe, съгласно актуалния ценоразпис, публикуван на сайта.

4.4. Плащанията се обработват от Stripe Payments Europe Ltd. (Ирландия). Всички картови данни се съхраняват от Stripe и подлежат на PCI-DSS Level 1 сертификация. „СИНТОПИЯ" ЕООД не съхранява картови данни на свои сървъри.

4.5. Възстановяване на суми. Абонаментните такси са предплатени. Възстановяване на суми се допуска само в следните случаи:

• Първо разочарование — пълно възстановяване в рамките на 14 дни след първото платено фактуриране (отделно от безплатния пробен период), ако Клиентът не е доволен от Услугата. Това е доброволна търговска политика на Доставчика, а не право на отказ по смисъла на потребителското законодателство;
• SLA кредити или компенсации, ако такива са изрично предвидени;
• съществен виновен пропуск на Доставчика, който обективно е попречил на Клиента да ползва Услугата;
• други случаи, в които Доставчикът по своя преценка реши да извърши възстановяване като жест на добра воля. Такова възстановяване не създава задължение за бъдещи възстановявания при сходни случаи.

4.6. Просрочие. Ако дължимо плащане не бъде успешно извършено, Доставчикът или платежният оператор може да изпрати уведомление до Клиента и да направи повторни опити за плащане съгласно правилата на Stripe. Докато плащането не бъде извършено, Доставчикът може временно да ограничи достъпа до платени функции, да спре подновяването на абонамента или да премести акаунта към безплатен или ограничен план. Ако неплащането продължи повече от 30 дни след първоначалното неуспешно плащане или след издаване на съответната фактура, Доставчикът може да прекрати платения абонамент и/или договора с Клиента чрез уведомление по имейл. Изтриване на данни се извършва единствено по реда на т. 5.5.

4.7. Промяна на цени. Доставчикът може да променя цените на платените планове, като уведоми Клиента най-малко 30 дни предварително по имейл или чрез уведомление в акаунта. Промяната се прилага от следващия период на подновяване и не засяга вече платен текущ период, освен ако изрично е посочено по-благоприятно за Клиента. Ако Клиентът не е съгласен с промяната, той може да прекрати абонамента си преди началото на следващия период на подновяване; в такъв случай достъпът до платените функции остава активен до края на вече платения период.

5. Срок и подновяване

5.1. Договорът се сключва за срока на избрания абонаментен период — един месец или една година — и се подновява автоматично съгласно т. 5.2.

5.2. Автоматично подновяване. Платените планове се подновяват автоматично за нов период, равен на избрания абонаментен период (месец или година), освен ако не отмените подновяването преди началото на новия период — от страницата „Абонамент" в Платформата или от клиентския портал на Stripe. При отмяна запазвате достъп до края на вече платения период.

5.3. Прекратяване от Вас. Клиентът може да прекрати платения си абонамент по всяко време чрез настройките на акаунта или чрез контакт с Доставчика. При прекратяване Клиентът запазва достъп до платените функции до края на вече платения период; след изтичане на този период абонаментът не се подновява, освен ако Клиентът не активира нов платен план. Това правило се прилага както за месечни, така и за годишни планове. Освен в изрично посочените в тези Общи условия случаи (т. 4.5), платени суми не се възстановяват автоматично, включително pro-rata за неизползвана част от месечен или годишен период. Доставчикът може по своя преценка да извърши пълно или частично възстановяване като жест на добра воля.

5.4. Прекратяване от Доставчика. Можем да прекратим договора:

• незабавно при съществено нарушение, което не е отстранено в 14-дневен срок след писмено известие;
• при неплащане над 30 дни;
• при използване на Платформата за дейности по т. 6 (AUP);
• незабавно при подозрение за злоупотреба, която застрашава други Клиенти или сигурността на Платформата;
• с 60 дни предизвестие при стратегическо прекратяване на услугата.

5.5. При прекратяване — независимо по чия инициатива — Доставчикът прилага автоматизиран retention-driven процес:

• акаунтът се деактивира незабавно (страниците за резервации излизат офлайн);
• стартира период на задържане: данните за резервации се съхраняват 2 години от последната резервация или активност по акаунта, след което се изтриват (или по-рано — при искане за изтриване); счетоводните документи се съхраняват 10 години съгласно чл. 38 ЗСч. Платформата съхранява данни за записване на часове, а не медицинска документация — статутните срокове за медицинска документация (напр. чл. 28а ЗЗ) остават отговорност на Клиента в собствените му системи;
• през целия период на задържане Клиентът може да поиска GDPR експорт в JSON формат (генериран автоматично, налично през presigned URL за 30 дни);
• 30 дни преди окончателното изтриване Доставчикът изпраща напомнителен имейл на регистрирания контактен адрес с инструкции за изтегляне на финален експорт и контактна точка за възстановяване на акаунта;
• при достигане на планираната дата на изтриване, Доставчикът автоматично генерира финален експорт (ако такъв не е изтеглен) и извършва пълно изтриване на личните данни;
• резервните копия съдържат данните още до 180 дни след изтриването от продукция, след което се ротират.

Подробно описание на процеса: DPA Раздел 13. Доставчикът няма способ за ръчно ускоряване на изтриването извън описания процес.

6. Допустимо използване

Вие се задължавате:

• да използвате Платформата само за легитимна, законна и моралноприемлива търговска дейност;
• да не нарушавате правата на трети лица (интелектуална собственост, лични данни, потребителски права);
• да не извършвате автоматизирано извличане на данни (scraping), обратно инженерство (reverse engineering), опити за заобикаляне на сигурността или плановите ограничения;
• да не използвате Платформата за изпращане на нежелана поща (spam) или нелегитимни маркетингови комуникации;
• да съблюдавате задълженията си като администратор на пациентски/клиентски данни (виж DPA);
• да не препродавате достъп без писмено разрешение.

Клиентът отговаря за публичното съдържание, което публикува чрез Платформата, и се задължава да спазва Политиката за допустимо използване, която е неразделна част от настоящите Условия. Доставчикът може да премахне или ограничи публично съдържание, което е незаконно, нарушава Политиката за допустимо използване, накърнява права на трети лица или създава риск за сигурността, злоупотреба или безопасността на пациентите.

Пълни правила в Политиката за допустимо използване. Нарушаване води до спиране на достъпа без възстановяване.

7. Отзиви и потребителско съдържание

7.1. Платформата позволява събиране и публикуване на отзиви от Вашите крайни клиенти/пациенти. Клиентът има пълен контрол над:

• активирането и деактивирането на функцията;
• настройките за минимална оценка за публикуване;
• модерирането (скриване на отзиви, обосновка на скриването, редактиране на отговор);
• възможността крайният клиент да оттегли публикувания отзив.

7.2. Клиентът се задължава да не модерира отзиви по начин, който нарушава Директива (ЕС) 2019/2161 за модернизация на потребителското право (без скриване само на негативни отзиви, без публикуване на фалшиви положителни отзиви).

7.3. „СИНТОПИЯ" ЕООД може да премахне отзив, който нарушава закона, правата на трети страни или AUP, без задължение за обосновка пред Клиента.

8. Задължения на Клиента

8.1. Точна и актуална информация. Вие се задължавате да поддържате актуални: фирмени реквизити, адрес за фактуриране, контактен имейл, информация за специалисти и услуги.

8.2. Правилна класификация на вертикала. При регистрация Вие потвърждавате избрания вертикал. Изборът има значение за:

• задължителното съхранение на здравни данни (минимум 5 години съгласно чл. 28а от Закона за здравето, като за определени медицински дейности приложима наредба може да изисква по-дълъг срок);
• допълнителните GDPR изисквания за здравни данни;
• предложения текст на пациентското уведомление за поверителност.

При промяна на вертикала по време на договора Вие се задължавате да ни уведомите писмено и да приемете актуализираните правила.

8.3. Спазване на GDPR / ЗЗЛД. Като администратор на личните данни на Вашите пациенти/клиенти, Вие сте задължен да:

• определите подходящо правно основание за обработката;
• осигурите изпълнение на правата на субектите на данни (Art. 15–22 GDPR);
• информирате пациентите/клиентите си чрез Известие за поверителност за пациенти или Ваш собствен текст;
• да подпишете и спазвате DPA с „СИНТОПИЯ" ЕООД.

9. Задължения на Доставчика

9.1. Доставчикът се задължава да:

• предоставя Платформата с разумни усилия и в съответствие с Service Level Commitments;
• поддържа сигурността съгласно описаните технически и организационни мерки в DPA Приложение 2;
• съхранява данните в Европейския съюз/ЕИП (с изключенията, посочени в Списъка с подобработващи и при наличие на Стандартни договорни клаузи);
• уведомява клиентите при инцидент със сигурността, свързан с техните данни, без необосновано забавяне и в срок до 72 часа;
• предоставя резервно копие при техническа възможност (виж Раздел 11);
• предоставя помощ при упражняване на правата на субектите на данни.

9.2. Гарантирано време за работа. Доставчикът се ангажира с месечно време на разполагаемост (uptime) от 99% за платените планове (STARTER и PRO), измерен на ниво публични страници за резервации и административно табло, изключвайки планирани поддръжки (анонсирани минимум 48 часа предварително) и форсмажорни обстоятелства.

9.3. Компенсация при пропуск на SLA.

• 99–98%: 5% кредит от месечния пропорционален дял на абонамента, приложен към следващата фактура.
• 98–95%: 10% кредит.
• Под 95%: 25% кредит и право на едностранно прекратяване от страна на Клиента, без неустойка.

Кредитите се прилагат само при писмено искане от Клиента в 30-дневен срок след инцидента.

9.4. Поддръжка. Поддръжката е по имейл на support@tochnow.com в работни дни 09:00–17:00 EET/EEST. Време за отговор:

• Критичен инцидент (Платформата напълно недостъпна): 1 работен час.
• Висок приоритет (важна функция не работи): 4 работни часа.
• Среден приоритет (грешка с workaround): 1 работен ден.
• Нисък приоритет / въпрос: 2 работни дни.

10. Интелектуална собственост и данни

10.1. На Доставчика принадлежат: софтуерният код, дизайнът, документацията, търговските марки „TochNow", лога, иконографика, шаблонни текстове на имейли, аналитични модели и всякакви производни.

10.2. На Клиента принадлежат: всички данни, които Клиентът или неговите крайни клиенти/пациенти качват, включително бизнес информацията, клиентската база, отзивите, файловете, графиците. Доставчикът придобива само ограничен лиценз за обработка съгласно DPA.

10.3. Лиценз за ползване. Доставчикът Ви предоставя ограничен, неизключителен, непрехвърлим, отменяем лиценз за ползване на Платформата за срока на договора и в съответствие с Условията.

10.4. Експорт на данни. Можете да изтеглите всички свои данни в JSON формат:

• от клиентския портал по всяко време (план PRO);
• по имейл искане на support@tochnow.com (всички планове) — отговор до 7 работни дни;
• автоматично при прекратяване на договора (виж т. 5.5).

10.5. Обратна връзка. Идеи за подобрения и обратна връзка, която ни предоставяте, могат да бъдат използвани от Доставчика без допълнително възнаграждение, без задължение за внедряване и без нарушаване на конфиденциалността на конкретни данни на Клиента.

11. Поверителност и защита на данните

11.1. Поверителността и обработката на личните данни се уреждат от:

• Политика за поверителност — за личните данни, които Вие като физическо лице предоставяте на Доставчика;
• Споразумение за обработка на данни (DPA) — за пациентските/клиентските данни, които Вие като администратор обработвате чрез Платформата;
• Списък с подобработващи — актуален списък.

11.2. Подписването на DPA е условие за достъп до здравните функции на Платформата.

11.3. Всяка страна се задължава да третира получената от другата страна непублична бизнес информация като поверителна за срока на договора и 3 години след прекратяването му.

11.4. Достъп на Доставчика до пациентски данни. Въведените при публична резервация име и имейл на пациента се съхраняват криптирани, но технически четими за Доставчика, единствено за да изпраща от името на Клиента имейли, свързани с резервацията (потвърждение, промяна, отказ, напомняния) — на основание чл. 6, параграф 1, б. „б" GDPR. Телефонният номер, бележките за контакт и причините за отказ остават криптирани „от край до край" към Клиента и Доставчикът няма техническа възможност да ги чете. Подробности — в Политиката за поверителност и DPA.

12. Спиране на достъпа

12.1. Доставчикът има право да спре достъпа до Платформата:

• временно, за планирани поддръжки (анонсирани предварително);
• незабавно, при подозрение за активна заплаха за сигурността;
• при просрочие повече от 14 дни (виж т. 4.6);
• при сериозно нарушение на AUP;
• при нареждане на компетентен орган.

12.2. При спиране ще Ви уведомим в най-кратък срок, с описание на причината и стъпките за възстановяване.

13. Отговорност и ограничения

13.1. Гаранции. Доставчикът предоставя Платформата „както е" („as is") и „както е наличен" („as available"). Доставчикът не гарантира абсолютна непрекъсваемост, отсъствие на грешки или подходящост за конкретна цел извън описаните функции.

13.2. Изключени щети. Доставчикът не носи отговорност за:

• косвени, последващи, специални или примерни щети;
• пропуснати ползи, пропуснати приходи, загуба на данни (извън задълженията по DPA);
• щети, причинени от неправомерно използване на Платформата от Клиента или негови служители;
• щети, причинени от трети страни (включително подобработващи), при положение че Доставчикът е действал с дължимата грижа при техния избор.

13.3. Лимит на отговорността (общо). Общата отговорност на Доставчика за всякакви искания, свързани с Условията, не може да надвишава сумата на абонаментните такси, действително платени от Клиента през 12-те месеца преди събитието, породило отговорността.

13.4. Лимит при нарушение на сигурност, поверителност или незаконна обработка. При нарушение на задълженията по DPA или Раздел 11, лимитът се повишава до 24-месечните абонаментни такси или 50 000 EUR, което от двете е по-голямо.

13.5. Невъзможни за изключване щети. Никое ограничение в този Раздел не изключва отговорността, която по закон не може да бъде ограничавана: умишлени действия, груба небрежност, телесна повреда, смърт. Тези лимити не се прилагат при нарушение от Клиента на интелектуалната собственост на Доставчика или при нарушение на AUP.

14. Обезщетение

14.1. Клиентът се задължава да обезщети Доставчика за всички разходи, произтичащи от:

• нарушение на закона, AUP или Условията от страна на Клиента или неговите служители;
• искания на трети страни, основани на качено от Клиента съдържание (включително нарушения на права на трети страни в отзиви, изображения, описания);
• нарушение на задълженията на Клиента по DPA или закона за защита на данните като администратор.

14.2. Доставчикът се задължава да обезщети Клиента за искания на трети страни, основани на нарушение на Доставчика на интелектуалната собственост на трета страна чрез самата Платформа (но не и чрез съдържанието на Клиента).

15. Прекратяване

Виж Раздел 5. Допълнително:

15.1. Прекратяването не освобождава страните от задължения, възникнали преди прекратяването.

15.2. Раздели, които по своята същност преживяват прекратяването (Раздел 10 ИС, Раздел 11 поверителност, Раздел 13 отговорност, Раздел 14 обезщетение, Раздел 18 приложимо право, задълженията по DPA Раздел 13), запазват действието си.

16. Непреодолима сила (форсмажор)

Никоя страна не носи отговорност за неизпълнение, причинено от форсмажорни обстоятелства: природни бедствия, военни действия, тероризъм, мащабни кибератаки срещу инфраструктурата на интернет, актове на държавни органи, прекъсване на услуги от подобработващи извън нашия разумен контрол, мащабни прекъсвания в електропреносната или телекомуникационната мрежа.

При продължителност на форсмажорното събитие повече от 30 дни всяка страна може едностранно да прекрати договора, без неустойка, с пропорционално възстановяване на платени, но неизползвани такси.

17. Промени в Условията

17.1. Можем да актуализираме тези Условия:

• незначителни промени (типографски корекции, по-ясни формулировки) — в сила незабавно с публикуване;
• съществени промени (нови задължения, нови ограничения на отговорност, промяна на план или цена) — с минимум 30 дни предизвестие по имейл и публикуване на сайта;
• промени, необходими поради законови изисквания, мерки за сигурност, предотвратяване на злоупотреби или технически корекции без съществено неблагоприятно въздействие върху Клиента — могат да влязат в сила по-рано, когато това е разумно необходимо;
• промени, изискващи съгласие — с искане за повторно приемане при следващо влизане.

17.2. При несъгласие с съществена промяна, Клиентът има право да прекрати договора в края на текущия платен период, без да дължи неустойка.

17.3. Историята на версиите се поддържа в Дневник на промените.

18. Приложимо право и юрисдикция

18.1. Тези Условия се уреждат от законите на Република България, без отчитане на стълкновителните им норми.

18.2. Всеки спор, който не може да бъде разрешен по доброволен път, се отнася до компетентните български съдилища, със седалище в гр. Варна.

18.3. Доколкото потребител по смисъла на ЗЗП използва услугата, императивните разпоредби за местна юрисдикция не се изменят с тези Условия.

19. Общи разпоредби

19.1. Цялостно споразумение. Условията заедно с DPA, Политиката за поверителност, Политиката за бисквитки, AUP, Политиката за възстановяване, Списъка с подобработващи представляват цялото споразумение между страните и заместват всички предишни устни или писмени уговорки.

19.2. Делимост. Ако някоя клауза бъде призната за недействителна, останалите запазват действието си; страните ще заместят недействителната клауза с действителна, която се доближава максимално до първоначалната икономическа цел.

19.3. Прехвърляне. Клиентът не може да прехвърля права и задължения по Условията на трета страна без писмено съгласие на Доставчика. Доставчикът има право да прехвърли договора при сливане, придобиване или продажба на бизнеса, при условие че приемникът поеме всички задължения.

19.4. Уведомления. Уведомления по Условията се изпращат:

• към Клиента — на регистрирания имейл адрес и/или чрез известие в Платформата;
• към Доставчика — на legal@tochnow.com или office@tochnow.com.

19.5. Език. Тези Условия са изготвени на български език. При наличие на превод на друг език, при разногласие меродавна е българската версия.

20. Контакт

„СИНТОПИЯ" ЕООД, ЕИК 208876257 гр. Варна 9000, ж.к. Чайка, бл. 9, вх. Б, ет. 3, ап. 25 office@tochnow.com · +359 892 705 808